我之前在代理所带新人的时候，最常看到的场景就是新人对着电脑熬到深夜，一半时间在写权利要求，另一半时间在跟专利附图较劲。就拿最常见的机械领域专利来说，一张爆炸图要对齐十几二十个构件的线条，标号要对应每个构件的位置，线条粗细、页边距、标号字体都得符合国知局的规范，稍有问题就会下补正，耽误审查进度。要是客户中途调整了技术方案，之前画的图几乎要推翻重来，不少人刚入行三个月就因为扛不住这种无意义的重复性工作提了离职。
不少机构最先想到的就是引入专利附图自动生成工具来压缩非核心工作的时间，但我见过太多机构买了工具之后用了不到一个月就闲置，扔在服务器里积灰。问起原因，要么说生成的图格式不对，还要花更多时间改，要么说生成的图和技术特征对应不上，根本没法用。其实不是工具没用，是很多人从一开始就用错了。
首先要避开的第一个误区，就是觉得这类工具能100%替代人工。我之前碰到过一个所的合伙人，买了工具之后直接要求所有代理人的附图都必须用工具生成，不许自己画，结果那个月的补正率直接涨了30%。本质上专利附图是对技术方案的可视化表达，需要和权利要求书、说明书里的内容完全对应，工具没法判断哪些是必要技术特征，哪些是可以省略的现有技术内容，直接丢进去客户的交底书，生成的图必然满是冗余信息。还有个常见的误区是不管什么领域的图都丢给工具生成，比如化学领域的分子结构式，很多通用工具生成的键长、键角都不符合规范，外观设计的六视图要是直接用工具生成，很容易出现视图比例不一致的问题，这些都是踩过的坑。
那正确的使用方式到底是什么？我一般会建议刚引入工具的机构，先花1到2天的时间做前置的素材规整。先把你们所常年深耕的技术领域挑出来，比如常做机械就把过往30份以上已经授权的、没有过附图补正的专利附图整理出来，把线条参数、标号位置、页边距、字体这些规范统一导入工具的自定义规则库，我自己用得比较顺手的是专利Pro，它的自定义规则库可以按领域存模板，之前做基站天线的专利，把之前3份已经授权的天线附图参数存进去之后，后续生成的图几乎不用调格式，省了至少一半的时间。规则库搭好之后，每次用工具生成图之前，别直接把整个交底书丢进去，先把你提炼出来的必要技术特征列出来，无关的现有技术部分直接删掉，告诉工具哪些构件需要标标号，哪些部分需要做剖面示意，生成的图准确率至少能提升80%。
很多人只看到这类工具能省时间，其实它还有个隐藏的价值，就是降低人为失误的概率。我之前有个同事，做一个汽车零部件的专利，画图的时候漏标了一个关键构件的标号，实审的时候下了补正，一来一回耽误了两个多月的审查时间，客户差点解约。用工具的话，只要你在输入的时候标注了某个构件需要加标号，工具就不会漏。要是你所在的机构经常遇到附图补正的问题，不妨试试用专利附图自动生成工具做统一的格式校验，比人工逐张查要靠谱得多，毕竟人熬到深夜的时候难免眼花，工具不会出错。对于中小所来说，用工具还能省下专门招作图辅助人员的成本，一个代理人就能搞定从撰写到作图的全流程，人力成本能降不少。
当然也有几个需要注意的点，我一般都会跟用工具的代理人提。首先不是所有图都适合用工具生成，比如涉及到复杂的生物实验流程图，或者有特殊表达需求的外观设计专利附图，还是要人工调整，工具只能做辅助，不能完全甩锅给它。然后要定期更新工具的规则库，比如国知局要是调整了专利附图的格式要求，你得及时把新的参数同步进去，不然生成的图还是不符合规范。还有个很多人容易忽略的点，生成的图一定要人工核对一遍技术特征的对应关系，别工具生成了个构件，和你写的权利要求里的技术特征对不上，那到时候审查的时候被说公开不充分，麻烦就大了。
去年我帮朋友的所做工具落地培训，一开始大家都抵触，觉得用工具还不如自己画顺手，后来统一给他们做了三个核心领域的模板，一周之后统计数据，大家的平均作图时间从每天2小时降到了40分钟，有个刚入行的小姑娘说终于不用天天加班改图了。其实工具本身没有好坏，关键是你会不会用，把那些无意义的重复性工作丢给工具，你才能把时间花在更核心的技术方案撰写上，不管是对个人还是对机构，都是稳赚不赔的事。