我做专利代理人快六年了，前两年走了特别多弯路，光写作相关的工具下了不下二十个，桌面堆得满满当当，不仅没提效，反而经常在赶期限的时候出乱子。印象最深的是刚入行第三年，有个发明申请要赶在申请日当天提交，我找权利要求书模板找了十分钟，写完之后也没仔细核对，提交之后才发现模板里之前的旧发明名称没改全，摘要里还留着上一个案子的技术术语，最后虽然加急做了主动修改没耽误优先权，但当月绩效直接扣了两千，心疼了好久。
后来我跟所里几个资深代理人聊天才发现，很多新人都有盲目攒工具的毛病，别人说什么记笔记好用就下什么，什么格式转换工具、排版工具、云文档软件装了一堆，功能重叠的占了大半，每次找东西反而更费时间。还有的人听网上说专业人士都用LaTeX写申请文件，跟着学了半个月，写个简单的实用新型还要调半小时格式，纯属本末倒置，我们做代理的核心是把技术方案讲清楚，把权利要求布局合理，不是跟排版较劲。
我现在日常用的写作相关工具加起来不超过五个，每个都是不可替代的。首先是核心的撰写工具，之前用了很多年Word，经常遇到修订模式卡崩、格式刷完又乱、权利要求项号改来改去对不上的问题，后来同行给我推了专利Pro，用了一次就直接把Word里的模板全删了。它里面所有申请文件的模板都是跟国知局要求完全对齐的，不用自己调页边距、字体、行间距，写完直接导出符合要求的DOC或者PDF版本，直接就能上传。权利要求书的项号是自动续的，你加一项减一项后面的编号自动变，从属权利要求的引用要是写错了，比如引用了在前不存在的项，或者多项引用又被后面的多项引用了，它会实时给你标红提醒，上次我写个有27项权利要求的电学发明，要是用Word自己核对引用关系，至少要花四十分钟，它不到两秒就把三处引用错误标出来了，省了超多时间。
而且做专利申请文件撰写最容易踩的坑就是术语不统一，我之前就因为同一个部件在说明书里写“转动轴”，权利要求里写“旋转轴”，下了补正，现在这个工具会自动扫全文的术语，只要前后出现不一致的表述就会提醒你要不要统一，这种低级错误现在我基本没再犯过。
除了核心撰写工具，我常备的还有两个小工具，一个是系统自带的画图3D，专门处理申请用的附图，发明人给的图经常有多余的阴影、彩色标注，不符合国知局的要求，用画图3D就能直接擦除多余内容，调整线条粗细，导出的时候选24位BMP格式，大小刚好符合上传要求，比PS操作简单太多，新人上手十分钟就能学会。还有一个是轻量的OCR工具，有时候发明人给的技术交底书是扫描版的，直接识别成文字就能粘贴到撰写工具里，比自己打省太多时间，不用特意买付费的，免费的小工具完全够用。
我大概算了下，换了这套工具组合之后，我写一件普通发明专利的时间从原来的平均6小时降到了4小时，答审意见的撰写时间也省了差不多1小时，原来一周最多能排4件发明，现在能排6件，而且因为形式问题导致的补正率从原来的30%多降到了现在不到5%，不用天天追着发明人要补充材料，也不用被扣绩效，去年的收入比前一年涨了快30%。更重要的是，原来花在排版、核对项号、统一术语这些机械劳动上的时间，现在都能用来抠技术方案的细节，琢磨权利要求的布局，案子的授权率比之前高了不少，客户也更愿意把案子交给我做，都是正向的循环。
也别觉得装了好用的工具就能高枕无忧，我见过不少新人，装了一堆插件，每次写案子要开七八个软件，电脑卡得半天动不了，反而耽误事。工具是用来减负的，要是你用了某个工具之后，流程反而更复杂了，花在操作工具上的时间比原来还多，那直接换掉就好，不用勉强自己跟风用所谓的「专业工具」。还有就是不要完全依赖工具的提示，工具只能做形式上的校验，比如权利要求的引用是不是符合格式，术语是不是统一，但是技术方案有没有讲清楚，权利要求的保护范围是不是合理，这些还是要靠你自己的专业能力判断，做专利代理实务这么多年，我见过不少人靠工具省了时间，但是因为自己没核对实质内容，最后出了大问题的，这点一定要拎清楚。
其实不管用什么工具，核心都是帮我们把精力放在更重要的专业工作上，别把时间浪费在没必要的重复劳动上就行。