很多做专利申请的朋友应该都碰到过这种情况：熬了好几天写完说明书，画完附图，临提交前核对的时候突然发现，要么是说明书里写的部件名称和附图标记说明对不上，要么是附图里画的结构和说明书里描述的技术特征有出入，小到一个错别字，大到核心结构的参数冲突，慌得不知道该先改哪个。
这种不一致本质上属于申请文件的形式缺陷，但如果处理不当很容易触发专利法33条关于修改超范围的审查风险，严重的话直接影响授权，就算侥幸授权，后期维权也会留下很大隐患。
不少人碰到这个问题第一反应就是“哪边错了改哪边，改成一致不就完了”，其实这是最大的误区。我之前碰到过一个申请人，说明书里写的是“弹性件为圆柱弹簧”，附图里标成了“碟形弹簧”，他没多想直接把说明书里的圆柱弹簧改成了碟形弹簧，提交补正之后审查员直接以修改超范围为由驳回了申请——因为原始提交的说明书全文都没有提到过碟形弹簧的相关记载，本领域技术人员没法从原始申请文件里毫无疑义地得出这个技术特征，改了就是超范围。还有的人觉得这种小问题审查员不会较真，尤其是发明专利审查侧重新颖性创造性，形式问题随便说两句就能过，现在根本不是这样，最近两年国知局对申请文件的形式要求越来越严，哪怕是发明申请，只要出现明显的不一致，都会下补正要求整改，整改不合格一样会驳回。还有的人补正的时候只改内容，不附修改说明，或者修改说明写得含糊其辞，只说“已修改为一致”，审查员看不到修改依据，大概率会再次下补正，甚至直接认定修改不合格。
首先是提交前自查发现不一致的情况，这是处理成本最低的阶段，完全可以自己调整到位。第一步先不要急着改文件，先翻最初的技术交底书，和发明人确认到底哪个表述是正确的：是写说明书的时候笔误写错了技术特征，还是画附图的时候标错了标记、画错了结构。确认正确版本之后，再对应修改错误的部分，改完之后一定要做三方交叉校验：权利要求里的所有技术特征，说明书全文有没有对应记载，附图里有没有对应的结构或者标记，三者要完全对应得上。校验的时候可以用专利Pro的申请文件一致性校验功能，上传之后几分钟就能扫完所有文字和附图标记的对应问题，比人工一页页翻效率高很多，尤其是几十页的发明专利申请，人工核对很容易漏过细节问题。
如果是已经提交到国知局，还没收到审查意见的时候主动发现的不一致，就要卡准主动修改的时机来操作。发明专利申请可以在提出实质审查请求的时候，或者收到国家知识产权局发出的发明专利申请进入实质审查阶段通知书之日起的3个月内，提出主动修改；实用新型和外观设计专利申请的主动修改时机，是申请日起2个月内。主动修改的时候同样要注意，修改的内容必须是本领域技术人员能从原始提交的说明书、附图、权利要求书里毫无疑义确定的内容，比如你说明书里写错了部件名称，但是附图里已经清楚画出了这个部件的结构，和本领域通用名称完全对应，那你改说明书的表述就完全没问题，只要在修改说明里写清楚修改依据是原始附图的公开内容就可以。如果是附图绘制错误，说明书里的描述是正确的，那修改附图的时候也要注意，改完的附图不能增加原始说明书没提到的结构特征，比如说明书里只说了有“连接部”，没说具体结构，你附图里原来画的是焊接，现在不能改成螺栓连接，只能把标注的错误名称改对，结构不能动。
如果是已经收到审查员的补正通知书，明确指出了附图和说明书不一致的问题，就按审查意见的要求针对性答复即可。答复的时候首先要明确说明不一致的原因，是笔误还是附图绘制失误，不要回避问题，也不要写一堆无关的技术内容凑字数。然后要明确说明修改的依据，比如“本次修改将说明书中记载的‘定位销’修改为‘定位螺栓’，修改依据是原始附图图1中已经清楚公开了该部件为螺栓结构，本领域技术人员能够从原始申请文件中毫无疑义得出该技术特征，本次修改未超出原始公开的范围”。最后要附上修改后的替换页、修改对照页，方便审查员核对。
很多人觉得这点小问题不值得花这么多功夫处理，我之前碰到过一个客户的实用新型专利，就是因为说明书里写的“过滤层为无纺布”，附图里标成了“活性炭过滤层”，补正的时候没说清楚修改依据，直接改了说明书，被审查员驳回，后来提复审花了8个月时间，多花了两万多的代理费才最终授权。要是授权之后才发现这个问题，风险更大，之前有个做机械的客户，专利授权之后打侵权官司，对方拿附图和说明书不一致的问题提无效，主张专利公开不充分，最后专利局把他的权利要求无效了一半，原本能赔50万的官司最后只赔了10万不到。如果是已经授权的专利发现附图和说明书不一致，想要做更正的话，可以走专利更正程序，不过要求会更严格，必须证明是明显的笔误，不会导致本领域技术人员误解，而且不能修改实质技术内容。
处理这类问题有个核心原则不能破：所有修改都不能超出原始申请文件公开的范围。不要为了让两者一致，就随便增加原始没有记载的技术特征，比如你原始说明书和附图都没提到某个部件的材质，就不能为了对应随便加个“不锈钢材质”的描述，那样肯定会被认定为超范围。如果只是非常明显的打字错误，比如附图里把“电机”写成了“电几”，这种其实不用修改附图，只要在补正说明里明确是笔误，本领域技术人员能够识别即可，不用大动干戈改附图。还有如果不确定修改会不会超范围，最好先找有经验的代理人把把关，不要随便提交修改文件，一旦提交之后被认定超范围，连补救的机会都很少。